Mejoramiento de la Gestión Estratégica y Productividad de las PYMES a través de TICs. Fundes. Bolivia

País: 
Bolivia
BO
Alcance geográfico: 
Nacional
Fecha ejecución inicio: 
2006
Fecha ejecución fin: 
2010
Objetivos: 

Apoyar a las empresas en el uso de un sistema de gestión empresarial, basado en TIC, que facilite mejorar el enfoque de la organización.

Población objetivo: 

Empresas de tres ciudades del país: La Paz, Santa Cruz y Cochabamba.

Descripción: 

En el contexto empresarial boliviano es notoria la baja contribución de las PyME al PIB del país - a principio de los años 2000 representaban menos de una décima parte de participación de las grandes empresas. Como en muchos otros países, las PyME bolivianas sufren de escasa eficiencia y productividad.

Una de las diferencias más marcadas entre las grandes y las pequeñas empresas del país y, en general, del continente latinoamericano, era la inversión que las primeras habían realizado en la adopción de TIC en su entorno empresarial. Aunque conscientes de los potenciales beneficios de las TIC en su negocio, las PyME aún no habían iniciado a explorar este sendero y, en realidad, ni siquiera disponían de una oferta a su alcance.

Se desarrolló una estrategia basada en 4 etapas:

  1. Re-orientación de las PyME hacia una gestión estratégica a través de la metodología del balanced scorecard (BSC) o cuadro de mando integral. El BSC es un sistema de gestión empresarial que facilita mejorar el enfoque de la organización.
  2. Basado en esa metodología se identificaron las áreas y procesos empresariales que necesitaban una intervención para mejorar su alineamiento estratégico con la misión y los objetivos de las empresas. De este análisis resultó la identificación de los procesos críticos de las empresas que necesitaban ser re-diseñados.
  3. Finalmente, la tercera etapa consistió en el re-diseño de los procesos utilizando un sistema de business process management (BPM) o sistema de gestión de procesos de negocio.
  4. Finalmente, se introdujo una etapa de post-implementación y seguimiento de las empresas para dar soporte en la aplicación de los sistemas y proveer asistencia y formación en el tiempo, especialmente en los casos que sucedieron cambios en el personal directivo de las empresas.

El equipo de FUNDES, que incluye sus consultores, operó junto con la dirección y el personal de la empresa por un tiempo estimado de dos meses por etapa. Se colocó elevado énfasis en la sensibilización de la empresa en todos sus componentes y niveles. 

Durante toda la implementación el aprendizaje fue constante en la organización, aspecto fundamental para el logro de os objetivos de negocio. 

La implementación de esta estrategia no hubiera sido posible sin una oferta tecnológica adecuada para las necesidades del proyecto y los alcances de las empresas.

Evaluación: 
  • Se mejoraron 275 procesos con 377 subprocesos cuya simplificación se ha estimado en un 25% del total de etapas necesarias en los procesos. 
  • La mejora de procesos y uso de la metodología “ProcessMaker” -BPM-  para automatizarlos han permitido reducir los tiempos de procesamiento en un 50%.
  • Al finalizar el proyecto, 57 sobre 100 empresas utilizaban efectivamente el BCS para su planificación estratégica.
  • Las encuestas de las empresas participantes han mostrado un grado de satisfacción de 86% por el servicio recibido.

El grado de involucramiento de la gerencia de la empresa, las reuniones y talleres con participación del personal de diferentes áreas y niveles de la empresa enriquecieron el trabajo colectivo y mejoraron la interacción entre las diferentes áreas. El 70% de las empresas no tenían reuniones gerenciales y menos aún de personal de diferentes áreas. El hecho de “salir del día a día” operativo ha sido también muy apreciado por las PyMEs que pudieron así dedicarse a establecer líneas estratégicas de la empresa y alinear los esfuerzos de la organización hacia el logro de sus objetivos estratégicos.

Resultados: 

El proyecto operó con 100 empresas.

Según un estudio de FUNDES (2009), las empresas participantes recibieron los siguientes beneficios directos:

  • Organización e innovación empresarial
  • Capacidades estratégicas mejoradas: mejor toma de decisiones, liderazgo, competitividad, globalización, administración del desempeño estratégico, administración del cambio
  • Capacidades operativas mejoradas: administración del desempeño operativo, control y monitoreo
  • Adopción de TIC: automatización de procesos
  • Productividad mejorada: mejora de los productos o servicios y reducción de recursos empleados, incrementándose la rentabilidad
  • Incorporación de una cultura de planificación y seguimiento

A ellos se añadieron los siguientes beneficios indirectos: 

  • Trabajo en equipo: integración de áreas y personal 
  • Participación y empoderamiento incrementados
  • Modificación en la cultura empresarial: muchas empresas actuaban bajo paradigmas tradicionales que las tornaban estáticas y obsoletas
  • Posibilidad de expansión al interior de las empresas
  • Capacitación y actualización
  • Generación de empleo. El programa motivó a la contratación de personal adicional.
  • Iniciación de una organización disciplinada basada en metodologías (actas, resúmenes de reunión, puntualidad, seguimiento, definición de responsabilidades y otros).
Financiamiento: 
FOMIN - Fondo Multilateral de Inversiones
Información de contacto: 
http://www.fundes.org/?cnty=1009&lang=